Organisationsutveckling genom volontärsamordning 2007-2008

Syftet med detta projekt är att skapa bättre och tydligare förutsättningar för engagemang i organisationen. Vi - tillsammans - kan försöka uppnå detta genom:

• att vi blir tydligare i vår kommunicerade identitet (kommunikation och marknadsföring)
  
• att vi aktiverar oss mer och mer regionalt och lokalt (utveckling av regional verksamhet)
  
• att vi organiserar det ideella arbetet på ett juste sätt för både individ och organisation (volontärsamordning). I detta projekt innebär volontärsamordning enkla och korta uppdragsbeskrivningar, översikt över dessa uppdrag och en plan för hur vi ska rekrytera, behålla och avveckla ideellt arbete
  
• att vi utvecklar större möjligheter till medlemsinflytande (den demokratiska organisationen).

Projektet finansieras genom Ungdomsstyrelsens projektstöd och pågår juli 2007 - maj 2008. Från och med 1 juni 2008 upphör ekonomiska transaktioner kopplade till projektet och senast 7 juli ska det redovisas.

Frågor om projektet? Kontakta:
Jocke Sundqvist, projektledare
E-post: jocke.sundqvist@ial.se
Mobil: 0735-331973

Detta projekt utgår från ett tidigare projekt (Strategiutveckling 2007) där vi tog fram vision, uppdrag och en strategisk plan för organisationen.

Strategiutveckling 2007 - En hel del finns dokumenterat från detta projekt som genomfördes under våren 2007. I denna dokumentation finns också bakgrundsinformation.

IAL:s strategiska plan 2007-2013 - Planen är ett utkast fortfarande men är ändå aktuellt och ligger till grund för det fortsatta organisationsutvecklingsarbetet.

1. Utveckling av IAL-bladet special

Tanken var att specialet skulle inkludera IAL:s vision, uppdrag och strategiska plan för att informera medlemmar. Med tanke på budgeten prioriterades detta innehåll bort. Dessutom har den strategiska planen inte förankrats på ett styrelsemöte (än).

När vi tänkte om med Lägerkatalogen - att den inte längre ska innehålla lägerbeskrivningar - övergick specialet till att inkludera en sammanfattning av volontärpolicyn istället för strategiska planen.

2. Utveckling av strategi för volontärsamordning

• Verksamhetplan volontärsamordning 2008-2010 - Under utveckling

3. Volontärpolicy

Volontärpolicyn motionerades till höstårsmötet 2007 men det beslutades att dela upp den i två dokument:

• Ideell i IAL - så funkar det! - Omgjordes till Aktiv i IAL som är med i IAL-bladet special. Aktiv i IAL är en sammanfattad förenkling av den blivande policyn. Målgruppen är de som vill engagera sig inom organisationen.
• Volontärpolicy - Under utveckling. Policyn är tänkt att vara mer riktad mot de som hanterar de som engagerar sig inom organisationen. Eventuellt en motion till vårårsmötet.

4. Planering: Kommunikation och marknadsföring

• Stöd till Organisationssamordnaren som dokumenterat strategin här: Info/PR verksamhetsplan 2007-2010

5. Roller och rollbeskrivningar

• Malldokument möjliga per uppdrag: Mall: Generell uppdragsbeskrivning för att tex. kunna informera och annonsera. Överenskommelse för att individanpassa och tydliggöra vad uppdraget innebär. Handbok för att kunna dokumentera samlade erfarenheter och rutiner kring uppdraget.
• Organisationsutvecklare (för US-projektet gäller projektbeskrivningen)
• Volontärsamordnare (Uppdragsbeskrivning)
• Peace Messenger (Milovan kommer dessutom att ta fram ett PM-kit som nästa PM får i handen.) Ingen PM fortsättningsvis.
• Placement Officer (Uppdragsbeskrivning)
• EVS/LTV Mentor (Uppdragsbeskrivning + Peace Messenger's Mentor special)
• Styrelsen som grupp (Uppdragsbeskrivning och Handbok)
• Styrelseledamot (Uppdragsbeskrivning)
• Projektledare (Uppdragsbeskrivning och handbok.)
• Informatör (Uppdragsbeskrivning)

6. Regionalt demokratiskt arbete

• Detta seminarium var ju tänkt att ingå i projektet men det prioriterades bort.

7. Organisationens fortsatta utveckling

• Att förankra strategiska planen på årsmötet, sker spontant
• Att förankra verksamhetsplan i strategiska planen, sker spontant
• Hur kan vi fortsätta arbeta med den strategiska planen? (Söka projektmedel etc). Frågan tas med till slututvärderingen, förhoppningsvis något förberedd.

8. Uppföljning

• Utvärdering på ett styrelsemöte (innan 1 juni)
• Utvärdering och redovisning av projektet

1. Implementering av strategi för volontärsamordning

• Ingen godkänd verksamhetsplan än men…
• Volontärpolicy & vissa rollbeskrivningar är redan på g
• Informatörsprojekt - utbilda och aktivera informatörer, borde kunna bli av.

2. Utbildning i volontärsamordning

• Planen är att ha en workshop för «gamla» och «nya» styrelsen på ett styrelsemöte (överlämningsmötet). Workshopen kan delas upp i 1) Allmän volontärsamordningskunskap 2) Volontärsamordning inom IAL 3) Styrelsens och en styrelseledamots uppdrag. 4) Göra personliga uppdragsbeskrivningar. Tanken är att workshopen ska leda till att var och en i styrelsen har ett personligt anpassat uppdrag. Delarna 1 till 3 kan vara öppna för andra IAL:are att delta på.
• Öppen för att sprida lite mer kunskap om volontärsamordning inom IAL, undersöka intresse. Andra utbildningar ryms inte i detta projekt om inte andra tar initiativet.

3. Nationellt efterlägermöte

• Blir en efterlägerfest som hålls samtidigt som North/South Platform Meeting och en lägerledarutvärdering. Festen på lördagen följs av årsmötet på söndagen.

4. Stöd till regionala kickoffer

• Mycket stöd till Stockholm för att få igång regelbunden lokalgruppsverksamhet
• Försöker ge stöd i andra regioner men det finns inte så många att ge stöd till. Vad göra för att få igång fler regioner än Stockholm?

5. Framtagning av marknadsföringsmaterial/Samordning av volontärer

• Danilo gick in i volsamrollen och rekryterade Kajsa.

6. Indirekt marknadsföringsarbete

• IAL/SCI grundkurs/informatörsutbildning - I cirkelform eventuellt och i Stockholm till att börja med. Kunna erbjuda besök till skolor etc. (Milovan (vår långtidsvolontär) kan hjälpa till med att arrangera dessa.)

7. Allmänna volontärsamordnargöromål

• Utvärderings-/utvecklingssamtal med EVS:arna - Coaching med Milovan en gång i månaden tex.
• Telefoncoaching med styrelseledamöter?
• Intervjuer, rekrytering, överenskommelser…

1. Planering: Kommunikation och marknadsföring

• Info/PR verksamhetsplan 2007-2010

2. Framtagning av grafisk profil

• Grafisk profil - preliminär version!

3. Hjälp vid framtagning av marknadsföringsmaterial
4. Praktiskt marknadsföringsarbete